Аренда офисов по новым правилам

По итогам 8 месяцев можно смело заявлять о том, что рынок офисов уже не будет таким как раньше. Всемирная пандемия ковида, нестабильная экономико-политическая ситуация – все это привело к тому, что рынок аренды офисов начал нуждаться в новом формате организации имеющихся офисных пространств, а компаниям пришлось рассматривать новые форматы аренды для комфортной работы своих сотрудников.

Хотелось бы начать с удаленной работы. С одной стороны, кажется, что сплошные плюсы, ведь график работник устанавливает себе самостоятельно, значительно экономятся ресурсы, легче перенести плохое самочувствие, да и в целом больше возможностей для саморазвития.

Но вместе с тем, работая удалённо, сотрудник постоянно сталкивается с трудностями, связанными с нехваткой обратной связи с руководителем и профессиональным общением в целом. Подходит данный вариант работы далеко не для всех профессий, требует высокой степени самомотивации и самодисциплины. Также надо понимать, что, работая дома, высок риск того, что в окружении будет большое количество постоянно отвлекающих факторов.

Поэтому несмотря на, казалось бы, неоспоримые плюсы, минусов в итоге получается ещё больше. Так начали рождаться всевозможные альтернативные форматы аренды офисов для работы. Одними из первых были коворкинги.

Само понятие «коворкинг» появилось вместе с фрилансом, который, как известно, не требует нахождение в офисе. Люди приходят в общее пространство, чтобы поработать, завести новые знакомства и сменить обстановку.

В настоящий момент в Минске насчитывается более 10 мест для коворкинга. Подобный формат для работы достаточно популярен у программистов, т.к. у профессионалов есть возможность синергитироваться и тем самым обменивать опытом.

Второй современный формат аренды – hot sharing– популярная в Европе и США схема работы, позволяющая сократить расходы на аренду офиса до 30–40%. Суть системы в том, что несколько сотрудников пользуются одним рабочим местом в разное время.

Это актуально для компаний, сфера деятельности которых не требует от сотрудников постоянного присутствия в офисе. Где сотрудники большую часть времени проводят на переговорах в офисах клиентов. Поэтому обеспечивать рабочими местами всех сотрудников компании нецелесообразно.

В данном случае hot sharing представляет собой грамотную организацию работы в офисе. Заблаговременно забронировав себе стол через специальную программу или через секретаря, сотрудники приходят к назначенному времени, пользуются на рабочем месте собственным ноутбуком или заходят в систему под своим логином и паролем. Вещи и документы можно хранить в личном шкафчике.

Следующим пунктом хотелось бы выделить такой формат работы как гибкий график. Это способ организации труда, при котором сотрудник сам выбирает, в какое время ему будет удобнее работать. Особенно актуально среди айтишников, маркетологов и др.

Плюсы гибкого графика:

• Возможность распределенным командам больше общаться;

• Гибкий график отдельных сотрудников позволяет организации «покрывать» больше рабочих часов;

Например, у вас есть поддержка, но она не круглосуточная, работает только днем. Если все сотрудники будут начинать и заканчивать работу в одно и то же время и находиться в офисе, скажем, с 09.00 до 18.00, то клиенты, обратившиеся за помощью вечером, не получат ее. Утром же сотрудники будут завалены работой: текущими запросами и разбором вчерашних обращений. Если в команде поддержки более четырех сотрудников, выводите их на работу в разное время (например, с 8.00 до 11.00). Количество рабочих часов у каждого останется прежним, а клиенты смогут получать ответы на свои вопросы в течение двенадцати, а не восьми часов.

Дополнительным плюсом выступает то, что гибкий график нравится сотрудникам, ведь зачастую эффективность многих зависит не от того, во сколько они пришли на работу, а от привычек и образа жизни.

Минусы:

• Сложно грамотно выстроить организацию рабочих процессов, то есть каждый должен понимать свои задачи, иметь четкий план по их выполнению и не зависеть от других.

• Должна быть развита корпоративная культура, выражающаяся в высоком уровне самостоятельности и доверия к тому, что делают другие.

• Чем шире диапазон рабочих часов, тем меньше времени сотрудники проводят вместе.

• Необходимость в совместных встречах/созвонах, на которых придется присутствовать даже тем, чей рабочий день давно закончился.

Резюмируя, хочется сказать, что каждый формат работы может быть для кого-то по-настоящему продуктивным, а для кого-то прокрастинирующим. Поэтому при организации работы и графиков каждая компания должна принимать решение, исходя из своих потребностей. Всегда найдутся приверженцы как гибкого начала рабочего дня, так и четкого расписания. Также могут быть варианты, когда в одной компании разные отделы работают по-разному. Только оценив все плюсы и минусы, а иногда прибегая к комбинации разных графиков, вы сможете найти, по нашему мнению, для вашей компании самый удобный и эффективный вариант.